총회 회의록은 평소에는 아무도 읽지 않다가, 임원 선출이나 회비 인상에 이의가 생긴 날 유일한 증거가 된다. 그날 읽힐 것을 생각하고 쓴다. 민법 제76조는 의사록에 의사의 경과·요령·결과를 적고 의장과 출석한 사원이 기명날인하도록 한다. 정관에 서명자를 따로 정했으면 그것을 따른다.

머리에 적을 것

• 회의 이름(제○회 정기총회), 일시(시작·종료 시각), 장소 또는 온라인 방식
• 소집 통지일과 통지 방법 — 정관이 정한 기간(보통 7일 또는 14일)을 지켰는지가 여기서 보인다
• 의장, 기록자, 서명 회원

성원 보고는 숫자로

"성원되었음"만 적은 회의록이 가장 많고, 가장 약하다. 네 숫자를 따로 적는다.

합계와 과반 기준(106명)을 함께 쓰고, 투표권자 기준일과 자격(예: 당해 연도 회비 납부 정회원)을 한 줄로 밝힌다.

안건마다 같은 형식

1. 안건 번호와 제목 — 소집 통지와 같은 문구
2. 제안 설명자와 요지 두세 줄
3. 주요 질의·의견 — 발언자 이름과 요지. 말을 그대로 옮기지 않는다
4. 표결 방법(거수·전자·무기명)과 결과: 찬성 ○ / 반대 ○ / 기권 ○
5. 결과 문장: "원안대로 가결함" "수정 가결함(수정 내용: …)" "부결함"

수정 가결이면 수정된 문안 전체를 붙인다. 무엇이 통과됐는지 회의록만 보고 알 수 있어야 한다.

적지 않는 것

• 개인에 대한 평가나 감정 섞인 발언의 원문
• 표결과 무관한 잡담, 휴식 시간 대화
• 무기명 투표의 개인별 선택

회의 후 7일 안에

• 기록자가 초안을 쓰고 의장이 확인한다(3일)
• 서명 회원 두 명이 읽고 기명날인한다
• 회원에게 요지를 공지하고, 원본은 투표권자 명부·위임장·전자투표 집계와 한 묶음으로 보관한다
• 사단법인이면 임원 변경·정관 변경 결의를 주무관청 보고 일정에 올린다